5 Tahapan Manajemen Proyek dalam Pengelolaan Proyek
Oleh: Bayu Adhi Pratama (@A01-BAYU)
Abstrak:
Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria atau parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek yang baik harus bisa memanfaatkan tim dan sumber daya yang tersedia untuk bisa menyelesaikan proyek dengan batas waktu, biaya, dan scope yang sudah ditetapkan. Peranan manajemen proyek dalam suatu pelaksanaan proyek konstruksi sangatlah penting, mengingat proses pelaksanaan proyek konstruksi ini bersifat dinamis. Hal ini dilatarbelakangi dengan selalu berubahnya kebutuhan sumber daya, baik jenis maupun jumlah yang dibutuhkan.
Kata Kunci: Manajemen proyek, Proyek
Abstract:
Project management is the application of processes, methods, skills, knowledge, and experience to achieve certain project objectives according to agreed criteria or parameters. Good project management must be able to take advantage of the team and available resources to be able to complete the project with a predetermined time limit, cost, and scope. The role of project management in the implementation of a construction project is very important, considering that the process of implementing this construction project is dynamic. This is motivated by the ever-changing need for resources, both the type and amount needed.
Keywords: Project management, Project
Pendahuluan:
Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria atau parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek yang baik harus bisa memanfaatkan tim dan sumber daya yang tersedia untuk bisa menyelesaikan proyek dengan batas waktu, biaya, dan scope yang sudah ditetapkan.
Menurut Soeharto (1999) , manajemen proyek adalah suatu aktivitas yang didalamnya terdiri atas kegiatan merencanakan, memimpin, mengorganisir, serta mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan dalam jangka waktu tertentu dengan sumber daya tertentu . Manajemen proyek mempergunakan anggota perusahaan untuk diposisikan pada tugas tertentu dan mempunyai tanggung jawab obyektif yang spesifik dalam proyek. Semua perencanaan, pengendalian, pelaksanaan, serta koordinasi suatu proyek dari awal sampai berakhirnya proyek dilakukan untuk menjamin proyek terlaksana tepat biaya, tepat mutu, serta tepat waktu (Ervianto, 2005). Proyek adalah suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak teratur, mempunyai penjadwalan yang terbatas dalam hal waktu pelaksanaan, sumber daya, dan anggaran serta memiliki kekhususan tersendiri atas produk yang akan dihasilkan (Sukrisman, 2015).
Pembahasan:
Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria atau parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek yang baik harus bisa memanfaatkan tim dan sumber daya yang tersedia untuk bisa menyelesaikan proyek dengan batas waktu, biaya, dan scope yang sudah ditetapkan.
Perlu diketahui bahwa tujuan dari pengelolaan proyek akan ditentukan oleh para klien atau pemangku kepentingan di sebuah perusahaan. Sedangkan, manajer proyek akan bertanggung jawab membuat rencana alokasi sumber daya, tugas, dan lain-lain agar hasil akhir dapat memenuhi kebutuhan atau persyaratan yang diinginkan para pemangku kepentingan. Dalam pembuatan rencana tersebut, manajer proyek akan memperhatikan konsep Triple Constraints. Konsep tersebut menjelaskan bahwa kualitas proyek dibatasi oleh tiga aspek utama yaitu scope (ruang lingkup), schedule/time (jangka waktu), dan cost/budget (biaya).
Selain itu, berdasarkan pada jenis industri bisni, tujuan, dan kebutuhan pemangku kepentingan, manajer proyek juga akan mengelola lima tahapan manajemen proyek dengan metodologi manajemen proyek untuk mencapai hasil yang maksimal. Beberapa metodologi populer yang sering dipergunakan adalah:
• Agile
Metodologi ini sering dipergunakan dalam pengelolaan proyek untuk pengembangan perangkat lunak. Ketika menggunakan Agile, maka tim akan bekerja dalam sprint yaitu urutan kerja inkremental (proses pengerjaan yang berkembang sedikit demi sedikit) serta iteratif (berulang).
• Waterfall
Waterfall adalah manajemen proyek linier yang berurutan. Metodologi ini terdiri dari beberapa fase. Pada metodologi ini, fase selanjutnya tidak dapat dimulai jika fase sebelumnya belum selesai untuk dikerjakan.
• Scrum
Scrum juga banyak digunakan untuk proyek pengembangan perangkat lunak. Metodologi ini menggunakan sprint yang pendek untuk mengelola proyek. Scrum cocok untuk tim yang berisi tidak lebih dari 10 orang.
5 Tahapan Manajemen Proyek
Berdasarkan PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) yang dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI), siklus atau tahapan manajemen proyek meliputi lima tahap fase yang berbeda yaitu initiation, planning, execution, monitoring, dan project closure. Manajer proyek kemudian akan menggunakan metodologi manajemen proyek untuk mengelola lima tahap ini untuk mencapai hasil yang maksimal. Berikut kelima tahapan manajemen proyek tersebut.
1. Project Initiation
Tahapan manajemen proyek yang pertama adalah fase initiation yaitu ketika Anda harus membuktikan bahwa proyek tersebut memiliki value dan layak untuk dijalankan. Tahap ini biasanya akan dimulai dengan pembuatan dokumen business case yang berisi penjelasan akan kebutuhan proyek serta perkiraan potensi keuntungan finansial. Untuk membuat dokumen tersebut, manajer proyek akan mengumpulkan beragam informasi mulai dari manfaat proyek, kerugian, biaya, serta risiko yang mungkin muncul. Dengan demikian, proyek dapat dinilai apakah layak untuk dijalankan dalam waktu dan biaya yang wajar dan normal.
Jika proyek mendapat “lampu hijau”, maka manajer proyek perlu membuat piagam proyek atau Project Initiation Document (PID) untuk menguraikan tujuan dan persyaratan proyek. Dokumen tersebut juga harus berisi informasi akan kebutuhan bisnis dan pemangku kepentingan, serta business case.
2. Project Planning
Setelah proyek disetujui untuk dijalankan maka tahapan manajemen proyek yang kedua adalah project planning atau perencanaan. Fase ini dapat dikatakan sebagai kunci keberhasilan manajemen proyek dan memiliki fokus pada pengembangan roadmap untuk diikuti semua anggota tim.
Project planning dapat dimulai dengan menentukan goals bisnis yang ingin dicapai. Salah satu metode populer yang sering dipergunakan untuk menentukan tujuan bisnis adalah metode SMART yaitu Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound. Metode ini dapat membantu Anda untuk menentukan tujuan bisnis agar sesuai dengan 5 kriteria di dalamnya (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timebound). Dengan demikian, Anda dapat membuat goals secara spesifik serta memungkinkan untuk dapat dicapai.
Di tahap ini, scope, biaya, sumber daya yang tersedia, serta jadwal proyek akan ditentukan. Selain itu, peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim juga akan didefinisikan dengan jelas sehingga setiap orang yang terlibat akan mengetahui masing-masing tanggung jawab.
Di tahap ini, manajer proyek akan menyiapkan beberapa dokumen untuk memastikan proyek tetap berjalan dengan baik sesuai dengan rencana seperti:
- Work Breakdown Schedule (WBS): diagram yang memecah ruang lingkup proyek menjadi beberapa bagian untuk dapat dikelola oleh tim.
- Gantt Chart: bagan yang memberikan tampilan visual mengenai jadwal tugas dari waktu ke waktu.
- Scope Statement: dokumen yang mendefinisikan kebutuhan bisnis, manfaat proyek, tujuan, hasil akhir yang terukur, serta poin penting lainnya.
3. Project Execution
Tahapan manajemen proyek yang selanjutnya adalah project execution dimana produk yang dikelola dalam proyek akan dikembangkan dan diselesaikan. Selama tahap ini, manajer proyek akan mengalokasikan kembali sumber daya yang dibutuhkan agar tim tetap bekerja.
Sebagian orang beranggapan bahwa tahapan ini terasa seperti inti dari proyek karena banyak aktivitas dan pekerjaan yang dilakukan selama tahap execution. Beberapa diantaranya seperti menjalankan rencana manajemen proyek, tugas-tugas yang sudah ditetapkan akan dikerjakan, memperbarui jadwal proyek, mengubah rencana proyek sesuai kebutuhan, mengelola anggaran yang tersedia, dan masih banyak lagi.
Secara garis besar, pada tahap eksekusi ini ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu:
- Manajemen tugas
- Manajemen jadwal
- Pengelolaan biaya atau anggaran
- Pengelolaan kualitas
Selain itu, di tahap ini komunikasi yang baik dengan pemangku kepentingan menjadi bagian penting yang perlu dilakukan. Oleh karena itu, tim akan mengadakan pertemuan rutin dengan pemangku kepentingan untuk menghindari kesalahpahaman serta menyesuaikan proses kerja dengan lebih baik untuk mendapatkan hasil yang sesuai harapan.
4. Project Monitoring
Project monitoring mengacu pada pemantauan kemajuan dan kinerja proyek untuk memastikan bahwa semua aktivitas yang terjadi sejalan dengan rencana manajemen proyek yang sudah dibuat. Dengan proses monitoring ini, maka ketika terjadi penyimpangan maka Anda dapat segera mengetahui dan memperbaikinya.
Seorang manajer proyek biasanya akan menggunakan Key Performance Indicators (KPI) untuk melihat apakah proyek tersebut berjalan sesuai rencana.
Manajer proyek biasanya akan memantau beberapa aspek untuk mengukur kinerja proyek yang sedang berjalan, seperti:
• scope proyek
• distribusi anggaran
• jadwal dan tenggat waktu proyek
• kualitas dari produk yang dikembangkan, dan lain-lain.
Secara garis besar, tujuan utama dari tahap ini adalah untuk mengontrol dan memastikan bahwa proyek yang berjalan tidak keluar jalur atau rencana.
5. Project Closure
Tahapan manajemen proyek yang terakhir adalah project closure atau penutupan proyek. Di tahap ini, hasil akhir akan disajikan kepada klien atau para pemangku kepentingan. Setelah produk atau hasil akhir disetujui, maka produk akan dirilis dan manajer proyek akan meninjau dan menyelesaikan dokumen-dokumen yang diperlukan. Manajer proyek dapat mengarsipkan dokumentasi proyek untuk digunakan lebih lanjut sebagai contoh pada proyek lain atau kebutuhan yang lain.
Untuk mengakhiri proyek, manajer proyek perlu mendapatkan konfirmasi dari semua pihak baik itu dari pemangku kepentingan, klien, bahkan tim. Dengan demikian, maka tidak ada lagi permintaan perubahan di menit-menit terakhir. Manajer proyek juga akan secara resmi merilis sumber daya yang dipergunakan dalam pengerjaan proyek baik itu anggota tim, kontraktor eksternal, atau yang lain.
Setelah kontrak berakhir, manajer proyek dan tim dapat melakukan Post-Mortem untuk mengevaluasi apa saja yang berjalan dengan baik serta mengidentifikasi kegagalan yang terjadi di dalam pelaksanaan proyek tersebut. Hal ini diperlukan agar tim dapat melakukan perbaikan untuk proyek-proyek lain di masa depan.
Kesimpulan :
Manajer proyek yang profesional harus memiliki pemahaman serta kemampuan yang baik dalam mengelola tahapan manajemen proyek di atas. Selain itu, manajer proyek juga harus terampil dalam memotivasi tim, merencanakan dan memantau jalannya proyek, serta keterampilan komunikasi yang baik dengan para pemangku kepentingan. Dengan kemampuan tersebut, maka proyek yang dikelola dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil akhir yang sukses.
